Şirket içi bir yarışma düzenlemek basit gibi görünür: Konuyu duyurur, bağlantıyı gönderirsiniz ve insanlar katılır. Ancak pratikte bu tür etkinliklerin neredeyse yarısı, daha kazanan açıklanmadan unutulup gider. Bunun sebebi fikrin kendisi değildir; sorun genellikle hemen her şirkette tekrarlanan küçük detaylarda yatar.
Bu yazıda, şirket içi yarışmaların heyecanını kaçıran beş hatayı özetliyoruz. Bunlardan kaçınarak yarışmanızın finale kadar ilgiyle takip edilmesini sağlayabilirsiniz.
Hata 1: Net bir zaman çerçevesi ve bitiş tarihinin olmaması
En yaygın hata tamamen organizasyonel bir hatadır. Yarışmayı "isteyen katılsın" tarzında başlatır ve serbestçe akışına bırakırsınız. Ne zaman başladığına, ne zaman bittiğine ve sonuçların ne zaman açıklanacağına dair somut bir tarih olmadan.
Yoğun çalışan insanlar, bir son tarihi olmayan her şeyi unutur. "Fotoğraflarınızı ay sonuna kadar gönderin" derseniz, işiniz yolunda gider. "Müsait olduğunuzda" derseniz, yarışma sessiz sedasız ölür.
Doğru nasıl yapılır: Üç net nokta belirleyin — başlangıç (insanların ilk ne zaman tahmin yapabileceği / gönderebileceği / yanıtlayabileceği), bitiş tarihi (mümkün olan son an) ve açıklama günü. Tarihleri sadece açılış e-postasında değil, birden fazla kez duyurun. Spor tahmin liglerinde bitiş tarihi neyse ki maçların kendisiyle belirlendiği için bu sorun pratikte ortadan kalkar.
Hata 2: Aşırı karmaşık kurallar
İkinci klasik hata. Organizatör; birkaç katmanlı katsayılar, maç zorluğuna göre ağırlıklar, seriler için bonuslar ve turnuva aşamasına göre çarpan matrislerinden oluşan ayrıntılı bir puanlama sistemi tasarlar. Kendisi anlar. Başka kimse anlamaz.
Katılımcılar kurallara ilk kez baktıklarında "bu kadarı fazla, sonra dönerim" diye düşünür ve bir daha asla geri dönmezler. Davet edilen 30 kişiden yalnızca 8'i gerçekten tahmin yapar.
Doğru nasıl yapılır: Kurallar tek bir cümleyle açıklanabilmelidir. Daha fazlasına ihtiyaç duyuyorsanız, sistem fazla karmaşıktır. Çoğu şirket içi tahmin ligi için üç katmanlı bir puan modeli yeterlidir; bu, şirket içi tahmin liginde puanlama kuralları hakkındaki yazıda özetlenmiştir. Az olan çoktur.
Hata 3: Turnuva boyunca düzenli iletişimin olmaması
Üçüncü hata sessizdir ama katılımı belirleyen şey budur. Organizatör bir davet gönderir, insanlar kaydolur ve ardından haftalarca süren bir sessizlik başlar. Kimse "ilk maçlardan sonraki puan durumu" diye yazmaz, kimse "bu akşam önemli bir maç var, tahmin yapmayı unutmayın" diye hatırlatmaz, kimse güncel bir özet paylaşmaz.
İnsanlar yarışmayı unutur. Davet edilen 30 kişiden bir hafta sonra 18'i, iki hafta sonra 10'u ve turnuvanın ortasında yalnızca altısı hâlâ tahmin yapmaktadır. Sonra organizatör "insanlar zaten ilgilenmedi" der — oysa gerçekte eksik olan tek şey o düzenli dürtüklemeydi.
Doğru nasıl yapılır: Haftada bir kez (kısa turnuvalarda gün aşırı) ekip sohbetine kısa bir güncelleme bırakın — kimin lider olduğu, kimin sürpriz bir tahmin yaptığı, bu akşam neyin oynanacağı hakkında beş cümle. Üç dakikalık bir iş, ama katılımı %30 yerine %80'de tutar. Maçlardan önce push bildirimleri gönderen bir uygulama kullanıyorsanız, hatırlatmaların büyük bir kısmı otomatik olarak halledilir.
Hata 4: Ödülün ve kazanan duyurusunun olmaması
Dördüncü hata cimrilikten kaynaklanır — organizatör, yarışmanın kendisinin zaten motivasyon olduğunu ve hiçbir ödüle gerek olmadığını varsayar. Bazen işe yarar. Genellikle yaramaz.
İnsanların pahalı bir ödüle ihtiyacı yoktur. İhtiyaç duydukları şey takdir görmektir. Diğerlerinin önünde birinin "Mehmet kazandı, tebrikler" dediği bir an. Bu olmadan, oyun anlamını yitirir.
Doğru nasıl yapılır: Sembolik bir ödül yeterlidir — kazananın masasında duran bir gezici kupa, departman için bir kutu çörek, komik bir diploma, bir maç bileti, müdürle bir öğle yemeği ya da "bir günlüğüne kahve nöbetinden muafiyet". Önemli olan, somut bir açıklama anının olması ve kazananın görünür bir (küçük de olsa) ödül almasıdır. Bir açıklama töreni (kısacık bile olsa) olmadan, tüm yarışma bir tablodaki sayılardan ibaret kalır.
Hata 5: Excel'de manuel yönetim
Beşinci hata insanlarla değil, araçla ilgilidir. Birçok şirket yarışmaya Excel veya Google E-Tablolar'da başlar ve ilk haftanın ardından organizatör bunun kendisini bitirdiğini fark eder. Birinin her maçtan sonra sonucu elle girmesi, formülleri takip etmesi, "kaç puanım var?" sorularıyla uğraşması, maç öncesi hücreleri kilitlemesi ve yanlışlıkla üzerine yazılan değerleri düzeltmesi gerekir.
Bu, yarışmayı kurarken asla hayal etmediğiniz bir iştir. Yönetimin kalitesi düşer, sonuçlar günlerce gecikmeyle yayımlanır, tablo okunması zor bir hale gelir ve insanlar pes eder.
Excel'deki bir tahmin ligi ile özel bir aracın karşılaştırması bu konuyu daha ayrıntılı ele alıyor. Sonuç basit — 5 kişilik küçük ve tek seferlik bir yarışma için Excel yeterlidir. Bundan daha büyük herhangi bir şey için ise otomasyon kendini amorti eder.
Doğru nasıl yapılır: Yarışmanın 10'dan fazla katılımcısı varsa veya bir haftadan uzun sürüyorsa, özel bir araç düşünün. Sonuçlar otomatik olarak senkronize edilir, puanlar gerçek zamanlı hesaplanır, puan durumunu herkes anında görür. Böylece organizatör, gece gece sayı girmek yerine gerçekten organizasyon yapar.
Sonuç
Bu beş hatanın hiçbiri fikirle ya da ekibin motivasyonuyla ilgili değildir. Hepsi süreçle ilgilidir — yarışmanın net bir çerçevesi, anlaşılır kuralları, düzenli iletişimi, görünür bir hedefi ve organizatörü yormayan bir altyapısı olup olmadığıyla.
İlk şirket içi yarışmanızı kuruyorsanız, başlatmadan önce bu listeyi gözden geçirin. Üç dakikalık bir kontrol size haftalarca sürecek bir hayal kırıklığından kurtarır. Ve geçmişte başarısız olan bir yarışmanız olduysa, bu beş noktadan hangisine takıldığınıza bakın. Büyük olasılıkla iş orada ters gitti, insanlarda değil.